S O E S T / H A M M / H E L L W E G . Über 5,2 Millionen Apps zählen die beiden größten virtuellen Stores von Google und Apple – rund 2,75 Milliarden Mal bestätigten Nutzer allein in Deutschland den Download der Software, die aus Mobiltelefonen und Tablets multifunktionale und individuelle Kleincomputer machen. „Eine dieser Apps ist nun von uns und wir sind uns sicher, dass dieses Programm den Eltern der fast 4.300 Kinder, die wir in den 66 katholischen Kitas unseres Trägerverbandes betreuen, viel Nutzen im Alltag bringen wird“, versprechen die Geschäftsführer der Kita gem. GmbH Hellweg, Josef Mertens und Michael Stratmann, als sie gemeinsam den virtuellen Startschuss für die „ElternApp kitaplus“ geben. Die Service-App für Kindertageseinrichtungen im Erzbistum Paderborn werde künftig die Kommunikation zwischen Eltern und Kitas deutlich erleichtern und auch zusätzliche digitale Dienstleistungen ermöglichen, stellen die Trägervertreter fest.
Fast 4.300 Kinder werden von über 1.100 Mitarbeitenden in den katholischen Kindertagesstätten der Kita gem. GmbH Hellweg ein Stückweit auf ihrem Lebensweg begleitet. „Die Aufgaben unserer Teams vor Ort bestehen nicht nur in der Bildung und Betreuung der Jungen und Mädchen – natürlich gilt es auch den gesamten organisatorischen Ablauf der Einrichtung zu bewältigen und diese Herausforderung ist nicht minder anspruchsvoll und zeitintensiv“, berichtet Michael Stratmann. „Das beginnt bei der morgendlichen Pflege der Anwesenheitsliste in den Gruppen und hört bei der Bestellung des Mittagessens noch lange nicht auf.“
Und natürlich möchten die Eltern und Familien gerne umfassend und detailliert informiert werden, was in „ihrer“ Kita los ist: „Das bedeutet alltäglich viele Telefonate, Mails und Rundbriefe. Und da war es natürlich klar, dass die neuen Medien und Techniken unseren Teams das Leben erheblich erleichtern können“, resümiert auch Josef Mertens. In allen Trägergesellschaften im Erzbistum nutzt man daher seit vielen Jahren „kitaplus“ als Verwaltungssoftware für die Kindertageseinrichtungen. Diese wurde nun um eine ElternAPP weiterentwickelt. „Jetzt haben wir die Testphase erfolgreich beendet und die ElternAPP wird nunmehr in allen katholischen Kitas nach und nach ‚scharf‘ geschaltet.“
„Große Zeitersparnis und schnelle Informationswege“
In den Kindertageseinrichtungen St. Barbara in Hamm und St. Petrus in Warstein konnten die Teams und die Eltern die „kitaplus“-App in den vergangenen Monaten bereits auf „Herz und Seele“ prüfen. Diese beiden Einrichtungen hatten die Verantwortlichen des Trägers als „Piloten“ für die neue App ausgesucht und die „Versuchskaninchen“ waren nach der Testphase sehr zufrieden. „Die Kolleginnen und Kollegen konnten die Plattform ausführlich testen und haben somit Sicherheit gewonnen“, resümiert Sandra Biermann, Leitung der Kita St. Petrus. Diese Erfahrung konnte auch ihre Hammer Kollegin Katy Gremme nur teilen: „Durch die ausführlichen Testmöglichkeiten haben wir auch gemeinsam mit den Eltern bereits Verbesserungsvorschläge erarbeitet, die wir selbstverständlich bereits an das Entwicklerteam weitergegeben haben.“
Insbesondere die schnelle und direkte Informationsmöglichkeit der Nutzer bezeichnen die Leitungen aus den beiden Kitas unisono als großen Vorteil. Die App erlaubt es, dass die Eltern ganz gezielt angeschrieben werden. Sowohl persönlich wie auch als Eltern einer Gruppe oder als gesamte Kita kann nunmehr gezielt und schnell informiert werden. Als „Push-Nachricht“ erscheinen die Neuigkeiten dann auf dem Smartphone der Familien und der Empfang kann – bei Bedarf – sogar mit einem Klick bestätigt werden. „Das diese Push-Funktion bei Apple-Handys noch nicht optimal funktioniert, haben wir in den Tests mit den Eltern herausgefunden. Das gehört zu den Verbesserungsvorschlägen“, berichtet Katy Gremme.
Doch damit noch nicht genug der Funktionalität: Die Eltern können mit „kitaplus“ ihre Kinder an- und abmelden. Das Verpflegungsportal ermöglicht als Zusatzmodul auch die Auswahl der Mahlzeiten im Falle der Übermittagsbetreuung, am „Schwarzen Brett“ und im Kalender finden sich stets allgemeine Informationen und Termine, die nicht direkt im Postfach der Eltern gelandet sind. „Die Digitalisierung erleichtert unsere Arbeit in den Kitas ungemein und das Telefon klingelt deutlich weniger, weil die Eltern nun viel in der App erledigen können“, resümieren die Projektteams in den beiden Kitas in Hamm und Warstein.
Eltern nutzen „ElternAPP“ gern und regelmäßig
Bei vielen Eltern der Pilot-Kitas wurde „kitaplus“ schnell zum selbstverständlichen und gern genutzten digitalen Hilfsmittel. Insbesondere die Funktionen des „Verpflegungsportals“ und die gezielten Informationsmöglichkeiten haben die Familien in einer ersten Umfrage des Trägers begeistert. „Die App gibt uns noch mehr Möglichkeiten, unmittelbar am Kita-Leben teilzuhaben und wir haben aktuelle Termine in der Einrichtung und den Gruppen sowie Schließungstage immer im Blick. Außerdem erspart diese Kommunikationsform viel Papier“, lautete ein Fazit. Insbesondere in der unsicheren Corona-Zeit fühlten sich viele Eltern durch die direkten Informationsmöglichkeiten und Push-Nachrichten aus den Kitas besser und gezielter informiert: „Die App gibt uns im Alltag eine gewisse Sicherheit, dass man leicht und gezielt nachschauen kann, was gerade in der Einrichtung ansteht. Und man hat nicht dauernd die Befürchtung, dass man unter Umständen eine Mail überlesen hat“, berichten Eltern über die Nutzung von „kitaplus“.
ElternApp wird sich im Alltag weiterentwickeln
Josef Mertens und Michael Stratmann freuen sich, dass die App im Kita-Alltag so gut angenommen wurde und sich sowohl bei den Eltern wie auch bei den Teams erfolgreich bewährt hat. „Wir können jetzt mit einer guten und sicheren Basis die digitale Plattform in allen Kitas online schalten. Das bedeutet für alle einen echten Vorteil“, sind sich die Geschäftsführer des Trägerverbundes einig.
Selbstverständlich ist der „Status Quo“ der App kein Dauerzustand. „Nach den ausführlichen Tests werden sich auch im Alltag durch die Nutzung und die Erfahrungen noch viele Möglich- und Notwendigkeiten ergeben, das Programm weiterzuentwickeln“, verspricht Michael Stratmann. Schon in der Testphase habe man interessante Hinweise erhalten, die man nun an das Projektteam im Erzbistum weiterleiten werde.
„Diese App ist für uns Herausforderung und Verpflichtung zugleich. Es gilt für die Teams – aber auch für die Eltern – die Chancen der neuen Kommunikation aktiv zu nutzen und wir müssen uns selbst zum Ziel setzen, die App stetig, praxisnah und kundenorientiert weiterzuentwickeln.“
Die Eltern-App „kitaplus“ der katholischen Kita-Träger im Erzbistum Paderborn bringt schnelle Informationen und zusätzliche digitale Serviceleistungen per Fingerdruck.
Auf dem Bild sehen Sie die Mutter Seham Mohamed freut sich über das neue Angebot der ElternAPP in der Kita St. Petrus in Warstein
